jueves, 24 de febrero de 2011

Pin It now!

Reuniones toxicas versus reuniones nutritivas

Hay empresas u organizaciones que padecen una enfermedad de los tiempos modernos conocida como reunionitis crónica. Ojalá fuese aguda, porque se pasaría pronto, pero no. Hay empresas en las que todo se basa en las reuniones, reuniones y más reuniones. No es que las reuniones o comités sean improductivos o innecesarios, es que una errónea planificación de las reuniones o comités puede convertirse en una pérdida innecesaria de tiempo. 


Si se va a cuestionar la efectividad o no de las reuniones, piensa que, a lo largo de toda la historia de la humanidad nunca nadie le ha levantado un monumento a un comité.


En el siguiente vídeo podéis ver una secuencia sobre "ladrones de tiempo" en las reuniones. No tiene mucha calidad en cuanto a resolución de la imagen, pero es muy demostrativo.




¿Qué harías con una hora extra cada día en tu trabajo?
Un reciente artículo de Harvard Business Review se preguntaba "qué haría usted con una hora extra" cada día en su trabajo. Es un dilema para aquellos que se cuestionan habitualmente si están haciendo el mejor uso posible de su tiempo o si, por el contrario, el día se va en actividades de bajo valor que además no requieren un excesivo grado de experiencia, formación o competencia.
Cada organización queda empantanada en tareas que hay que hacer sí o sí, auténticos males necesarios que causan a profesionales y directivos pérdidas de tiempo o interrupciones que fragmentan y complican el día a día de la compañía. Ni siquiera la tecnología ha logrado resolver definitivamente el problema. Más aún, en determinados casos la situación ha empeorado.

En mercados como el estadounidense tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y la mayor parte de profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales en comités improductivos, que equivalen a cuatro jornadas laborales completas.

Peter Bregman, CEO de Bregman Partners Inc., indica  que el 95% de los trabajadores encuestados está bloqueado por tres factores principales que causan la pérdida de tiempo en el trabajo: las reuniones innecesarias, los correos electrónicos totalmente prescindibles y los Power Point eternos.

Reuniones eternas, correos electrónicos innecesarios, llamadas inútiles, interrupciones... son alguno de los factores clave de la pérdida de tiempo en horas de oficina. 


Muchos expertos se afanan por encontrar soluciones que lleven a la eficacia y la productividad total, no sólo de los empleados, sino de los directivos, ya que algunas organizaciones son especialmente proclives también a la improductividad de sus dirigentes.


Lo cierto es que, si quisiéramos una hora extra, no tendríamos por qué dar marcha atrás al reloj. Todos, cada día, tenemos tiempo que podemos descubrir detrás de cada reunión innecesaria, de los procesos organizativos ineficientes, de las interrupciones constantes que sufrimos en el trabajo o de documentos que no nos aportan absolutamente nada.


No hagas reuniones. ¿Realmente necesitas hacer reuniones? 
Las reuniones generalmente llegan cuando un concepto no está suficientemente claro. En vez de convocar una reunión, intenta simplificar el concepto, así puedes discutirlo rápidamente por email o por teléfono. 
La meta es evitar reuniones. Cada minuto que evitas una reunión es un minuto para dedicarte a hacer el verdadero trabajo.
Las reuniones son tóxicas es el título de uno de los apartados del libro (en inglés). De todos los motivos que los autores argumentan para evitar reuniones, nos quedamos con los siguientes:

  • Casi siempre tratan sobre palabras y conceptos abstractos, no sobre cosas reales.
  • Casi siempre transmiten una diminuta cantidad de información por minuto.
  • Pierden el rumbo con más facilidad que un taxista de Madrid llevando a un turista desde el aeropuerto.
  • Requieren una meticulosa preparación para la que mucha gente no dispone de tiempo.
  • Suelen tener agendas tan vagas que casi nadie sabe de qué va realmente el asunto.
  • Casi siempre incluyen algún bobo que inevitablemente usa su turno para gastar el tiempo de todos sin sentido.
  • Las reuniones procrean. A una reunión le sigue otra reunión a la que sigue otra reunión...
  • A menudo tienen órdenes del día tan imprecisas que nadie está del todo seguro de lo que tratan.
  • Requieren una preparación rigurosa que raramente es llevada a cabo
¿El mundo no avanza si no se discute antes en una reunión? Parece más importante coordinar reuniones que tomar decisiones ¿Será por eso que nos encontramos con las agendas tomadas por reuniones? ¿Realmente todas esas reuniones son necesarias?
El modelo de desarrollo de proyectos basados en reuniones es obsoleto. La gran mayoría de las reuniones se pueden evitar. Por otra parte hay una gran falta de respeto a la palabra reunión. ¿Por qué se agenda por defecto una hora de duración?
Nos hacemos preguntas para ser mejores. Con el “asunto” de las reuniones estamos trabajando para hacerlas más inteligentes. Queremos evitar las reuniones tóxicas e innecesarias.
Se llaman  Reuniones Nutritivas, por que  nos dejan satisfechos, ligeros y sin agotamiento
Los condimentos de las Reuniones Nutritivas

  • La Reunión Nutritiva es una reunión Snack: Corta. Rápida. Puntual. ¡La atención y la energía son recursos limitados! El tiempo se acuerda con la lista de temas definida en el orden del día con los participantes.
  • La Reunión Nutritiva tiene un diseño. Antes de la reunión todos tienen que saber los temas a tratar, cómo vamos a discutirlos y en qué momento. La agenda de reunión diseñada hace magia.
  • En una Reunión Nutritiva no se definen problemas, sino que se toman decisiones
  • En una Reunión Nutritiva se buscan nuevas posibilidades. Lo mejor de una reunión son esos minutos de espontaneidad, cuando en el mix
  • La Reunión Nutritiva nos deja compromisos asumidos bien claros. Con especificaciones concretas y con fechas de entrega. Un resumen de reunión no es un informe, es un contrato.
  • Las Reuniones Nutritivas tienen metodología
  • Una Reunión Nutritiva empieza con alegría, con entusiasmo y con energía. Tres condimentos para la alimentar la ambición y resultados extraordinarios. 

Una reunión que comienza con criticas, limitaciones y revisiones negativa, por el contrario, alimenta la brecha y la frustración.
    El fin último de las Reuniones Nutritivas es dotarnos de energía. Las conversaciones en el fondo son acciones. Éstas nos tienen que brindar objetivos cumplidos, hacer que las cosas sucedan. 
    En una Reunión Nutritiva entramos y salimos con gusto, con placer, con buen "sabor".
    Referencias:
    Diario EXPANSION: http://www.expansion.com/2010/11/08/empleo/desarrollo-de-carrera/1289234312.html?a=729ba6d2c9a48828f933874578e37ba2&t=1319625386
    https://gettingreal.37signals.com/samples/37s-meetings-are-toxic.pdf
    http://culturapositiva.com

    No hay comentarios:

    Publicar un comentario en la entrada

    Gracias por participar en este blog a través tu comentario.Te responderé con otro comentario justo debajo del tuyo. Gracias, Esmeralda Díaz-Aroca